Administradores de fincas · Datos propios · La Zorrera 2026
Lo que 54 administradores de fincas contestaron sobre su propio despacho
8 preguntas desde el móvil, en 3 minutos, en la sala de una jornada de AFCCIÓN. No es un estudio del sector: es una foto de los despachos que había allí.
comunidades lleva el despacho típico (de 12 a 474)
cosas al día le entran por correo, teléfono, WhatsApp y puerta
no tienen escrito quién responde de cada tipo de incidencia
pagaron en el último año por una herramienta que hoy no usan
El 18 de septiembre de 2026 di una ponencia ante 75 administradores de fincas en la jornada de AFCCIÓN en la Granja La Zorrera (Getafe). En los primeros minutos les pedí que contestaran 8 preguntas desde el móvil sobre su despacho. Contestaron 56; 54 entran en la comparativa después de quitar pruebas y duplicados. Cada uno recibió el mismo día un informe con sus respuestas al lado de las del resto de la sala.
Estos son los agregados. No hay nombres, no hay despachos identificables y no es una muestra representativa del sector: es lo que contestó una sala concreta un viernes por la mañana. Aun así, son 54 despachos hablando de sí mismos, que es más de lo que suele haber detrás de las cifras que circulan.
La conclusión en una frase: La mayoría de estos despachos compró alguna herramienta antes de tener escrito quién responde de cada cosa. La herramienta no falló: se compró para un despacho que todavía no estaba en un papel.
Tamaño y volumen: 100 comunidades, 100 entradas al día
La mediana de comunidades gestionadas es 100 (53 respuestas; el despacho más pequeño lleva 12 y el más grande 474). 9 despachos llevan 50 o menos, 31 están entre 51 y 150, y 13 pasan de 150.
A la pregunta de cuántas cosas entran en un día normal (correos, llamadas, WhatsApps, visitas), la mediana también es 100, sobre 50 respuestas. 13 despachos dicen recibir 200 o más al día. Entre los 50 que contestaron suman 5.826 entradas diarias.
| Dato | Valor | Rango |
|---|---|---|
| Comunidades gestionadas | 100 (mediana) | 12 a 474 |
| Entradas al día | 100 (mediana) | 0 a 300 |
| Despachos con 200 o más entradas al día | 13 de 50 |
Por dónde entra: 4 canales o más en 43 de 54 despachos
Correo electrónico en 53 despachos, teléfono en 51, WhatsApp en 47 y presencial en 41. Una app o un portal del propietario, solo en 18. La mediana es de 4 canales por despacho, y 43 de los 54 reciben por 4 o más.
La lectura práctica: casi todo lo que entra lo hace por canales que no clasifican nada por sí mismos. El WhatsApp y el teléfono no llevan asunto ni categoría; lo que llega, llega tal cual y alguien tiene que decidir qué es y a quién le toca.
| Canal | Despachos que lo usan (de 54) |
|---|---|
| Correo | 53 |
| Teléfono | 51 |
| 47 | |
| Presencial | 41 |
| App del propietario | 13 |
| Portal web | 8 |
Dónde está la información: la avería de ascensor
La pregunta era concreta: entra una avería de ascensor y quieres saber qué pasó la última vez. ¿En cuántos sitios tienes que mirar? 28 despachos lo tienen a mano en un solo sitio. 18 miran en 2 o 3 sitios, 1 en 4 o más y 7 marcaron «depende de a quién le preguntes».
Ese «depende de a quién le preguntes» es la respuesta más honesta de la encuesta: la información existe, pero vive en personas, no en el despacho.
¿Quieres el mismo diagnóstico para tu despacho?
8 preguntas, 3 minutos y el informe con tu despacho al lado de estos 54, en tu correo. Y si prefieres que lo miremos juntos, 30 minutos de llamada sin compromiso.
Quién responde: lo saben, pero no está escrito
¿Tienes escrito en algún sitio quién responde de cada tipo de incidencia? 18 despachos dicen que sí, escrito y al día. 28 contestan «lo sabemos, pero no está escrito». 8 dicen que no. Es decir, 36 de 54 no lo tienen en un papel.
Es la diferencia entre un despacho que funciona porque su gente se lo sabe y uno que funciona porque está escrito. El primero no puede irse de vacaciones tranquilo, no puede delegar sin explicarlo entero cada vez y no puede automatizar nada, porque un sistema que clasifica perfecto pero no sabe a quién darle las cosas no ha hecho nada.
Herramientas: 35 de 54 pagaron por algo que hoy no usan
En los últimos 12 meses, 35 de los 54 despachos han pagado por alguna herramienta que hoy no usan. Y de esos 35, 27 están entre los que no tienen escrito quién responde de cada tipo de incidencia.
No digo que una cosa cause la otra. Digo que el orden habitual es comprar primero y ordenar después, y que la herramienta llega a un despacho donde no está escrito qué entra ni quién se ocupa. Tres semanas más tarde todo el mundo ha vuelto al WhatsApp y la culpa se la lleva la herramienta.
Lo que enseñé ese día: las 5 preguntas que hay que contestar antes de comprar nada, la lista de lo que entra por la puerta y los 4 nombres por cada cosa de esa lista. Está en la página de ponencias, con la presentación completa.
Cómo se recogieron los datos
Formulario de 8 preguntas en una página propia, abierto desde un QR en la pantalla y desde el grupo de WhatsApp de la jornada. Respuestas entre el 17 y el 18 de septiembre de 2026. Se quitaron 2 envíos de prueba y los duplicados por despacho; quedan 54. Las preguntas de volumen y de comunidades eran de número libre; el resto, de opción cerrada. Los tipos de entrada más frecuentes se pedían en texto libre y se tratarán en otro artículo.
Cada despacho que dejó correo recibió un informe de 4 páginas con sus respuestas comparadas con las del resto. Ningún dato individual se publica ni se cede.
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Preguntas frecuentes sobre los datos de administradores de fincas
¿De dónde salen estos datos?
De un diagnóstico de 8 preguntas contestado desde el móvil por 56 administradores de fincas durante mi ponencia en la jornada de AFCCIÓN en La Zorrera (Getafe), el 18 de septiembre de 2026. Tras quitar pruebas y duplicados quedan 54 respuestas. Son agregados; no se publica ningún dato individual.
¿Son representativos del sector de la administración de fincas?
No, y por eso lo digo en el artículo. Es una sala concreta, con despachos de 12 a 474 comunidades, en una jornada celebrada en Madrid. Sirven como foto de esos 54 despachos y como punto de partida para comparar el tuyo, no como estadística sectorial.
¿Qué significa tener escrito quién responde de cada tipo de incidencia?
Que para cada tipo de cosa que entra en el despacho (un escape de agua, un certificado de deuda, un recibo devuelto) hay un papel que dice quién lo hace, quién responde si sale mal, a quién hay que preguntar antes y quién se tiene que enterar. 36 de los 54 despachos no lo tienen escrito, aunque 28 de ellos dicen saberlo.
¿Puedo hacer el mismo diagnóstico para mi despacho?
Sí. Son 8 preguntas y 3 minutos, y el informe con tu despacho comparado con los 54 llega por correo. Lo tienes en rubenrodriguezfincas.com/diagnostico. No hace falta ser de Madrid ni haber estado en la jornada.
¿Quieres ver tu despacho al lado de estos 54?
El diagnóstico sigue abierto: 8 preguntas, 3 minutos y el informe comparado en tu correo. Y si lo que quieres es que miremos el tuyo en detalle, empezamos por una llamada de 30 minutos.
Rubén Rodríguez · Consultor IT e IA para pymes · Barcelona
