Cómo trabajo: fases, datos y qué pasa si yo no estoy
Antes de escribirme querrás saber qué recibes en cada fase, dónde acaban tus datos y qué queda en tu empresa si mañana cambias de consultor. Aquí está, por escrito.
Cuatro fases y lo que recibes al final de cada una
Trabajo solo y hablas siempre conmigo. Cada fase termina con algo tuyo, en tu poder, que sirve aunque no sigas a la siguiente.
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Diagnóstico
Me siento con quien hace la tarea, no solo con quien decide. Cuento cuántas veces al día se repite, en qué software vive la información y dónde se pierde el tiempo. Si no merece la pena automatizarla, te lo digo aquí y se acaba.
Recibes:- Informe con las tareas analizadas, su volumen diario y el ahorro anual estimado de cada una.
- Una recomendación clara: qué automatizar primero, qué dejar como está y qué no compensa.
- Los riesgos de datos de cada tarea (qué información sale de tu empresa y hacia dónde) antes de tocar nada.
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Propuesta con una sola cifra
La propuesta lleva una cifra: la de lo que hay que contratar ahora, puesta al lado del ahorro anual que sale del diagnóstico. Las fases siguientes se describen, pero no las cotizo hasta que la primera funcione. Si la cifra se da sin haber visto tus sistemas, se llama estimación, no precio cerrado.
Recibes:- Propuesta por escrito con alcance, qué queda fuera, el ahorro anual que la justifica y una sola cifra.
- Lista de accesos y datos que voy a necesitar, para que lo valide quien deba antes de empezar.
- Acuerdo de confidencialidad y, si trato datos personales, contrato de encargado de tratamiento, firmados antes del primer acceso.
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Implantación
Monto la automatización sobre cuentas a tu nombre, con los datos de un caso real pero controlado, y la enseño a quien la va a usar. No se pone en marcha nada sin que la persona que hace la tarea la haya probado y diga que sirve.
Recibes:- La automatización funcionando en tus cuentas, no en las mías.
- Documentación de cada flujo: qué hace, qué datos toca, qué pasa cuando falla y a quién avisa.
- Los ficheros exportados de cada flujo y los prompts, en tu repositorio o tu unidad compartida.
- Formación a la persona que la usa y a quien la supervisa, grabada si la quieres.
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Mantenimiento mensual
Las automatizaciones tocan software que cambia sin avisar: una API que se actualiza, un formato de factura nuevo, un modelo que se retira. El mantenimiento es una cuota mensual con condiciones por escrito y sin permanencia más allá de lo pactado.
Recibes:- Vigilancia de los flujos y aviso cuando algo falla, antes de que lo note tu equipo.
- Informe mensual: ejecuciones, errores, qué he cambiado y qué recomiendo cambiar.
- Mejoras pequeñas incluidas; las grandes se proponen aparte y se dicen antes.
Con quién trabajo: empresas de 10 a 100 personas con tareas que se repiten decenas de veces al día, con un dueño o socio que decide y que quiere saber dónde están sus datos antes de dar un acceso.
Dónde se procesan tus datos
La pregunta que me hacen primero los despachos y las asesorías, y la que menos consultores contestan por escrito. Estas son mis reglas; en la propuesta van firmadas y adaptadas a tu caso.
Los modelos de IA que uso se pueden contratar a través de plataformas en la nube con región europea, y es la vía que propongo cuando hay datos de clientes por medio. No todos los servicios lo ofrecen, y la región depende de la vía de contratación, no de mí: te digo por escrito cuál aplica a tu proyecto, y si algo no puede quedarse en la UE, lo sabes antes de firmar.
Trabajo con las condiciones comerciales de los proveedores, las de empresa, no las cuentas gratuitas de consumo. En esas condiciones el proveedor se compromete a no usar los datos enviados para entrenar sus modelos. Te paso el texto del proveedor para que lo lea tu asesor; no te pido que te fíes de mi resumen.
Cuánto tiempo guarda el proveedor lo que se le envía varía: hay vías con retención de treinta días para control de abusos y otras con retención mínima o ninguna. No prometo «retención cero» en general, porque no es cierto para todas; miro qué cubre cada una y lo dejo escrito.
Cuando el flujo lo permite, nombres, identificadores y referencias de expediente se sustituyen antes de que el texto salga de tu entorno, y se recomponen a la vuelta. El modelo trabaja con el contenido, no con quién es el cliente. Lo que no se puede seudonimizar sin romper la tarea, se declara y se decide contigo si entra o se queda fuera.
Acuerdo de confidencialidad firmado antes de acceder a cualquier información tuya o de tus clientes. Si lo tienes propio, firmo el tuyo; si no, aporto uno.No guardo copias de tus datos en mis equipos más allá de lo necesario para el trabajo, y se borran al cerrar el proyecto.
Si para hacer el trabajo tengo que tratar datos personales de tus clientes o empleados, firmamos un contrato de encargado de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, y los proveedores de IA entran en la cadena con sus propios acuerdos de tratamiento. Tu delegado de protección de datos o tu asesor puede revisar todo antes de empezar; es más, prefiero que lo haga.
Nada de esto sustituye el criterio de tu asesor legal. Mi trabajo es que cuando le preguntes, tenga la documentación delante y no una promesa verbal.
Qué pasa si yo no estoy
Soy una persona, no una agencia. Esa es la pregunta justa, y la respuesta tiene que estar en cómo se monta el proyecto, no en mi palabra.
Las automatizaciones se construyen con n8n, una herramienta de código abierto que puede ejecutar cualquier técnico, y con modelos de IA contratados por API, como Claude. No hay una plataforma mía ni licencias que caduquen si dejamos de trabajar juntos.
Los servicios se contratan con tus cuentas y tus tarjetas. Yo tengo acceso mientras dura el trabajo, y lo retiras tú cuando quieras, sin pedir permiso a nadie.
Cada flujo se entrega exportado y documentado: qué hace, qué datos toca, cómo se reinicia y qué revisar cuando falla. Un técnico de perfil medio puede continuarlo sin hablar conmigo.
En el contrato va mi compromiso de traspaso: si decides cambiar de consultor, hago la entrega al que elijas. Y si hay una incidencia mayor por mi parte, tengo colegas a los que puedo derivar el soporte.
Preguntas frecuentes sobre cómo trabajo
¿Dónde se procesan mis datos cuando usas IA?
Depende de la vía de contratación del modelo, y te la digo por escrito antes de empezar. Cuando hay datos de clientes por medio propongo contratar los modelos a través de plataformas en la nube con región europea. No todos los servicios lo permiten; si alguna pieza no puede quedarse en la UE, lo sabes antes de firmar y decides si entra.
¿Los proveedores de IA entrenan sus modelos con mis datos?
Con las condiciones comerciales de empresa que uso, el proveedor se compromete a no usar los datos enviados para entrenar sus modelos. Eso no se cumple con las cuentas gratuitas de consumo, que es lo que suele haber en una pyme antes de que yo llegue. Te paso el texto del proveedor para que lo revise tu asesor.
¿Firmas un acuerdo de confidencialidad?
Sí, antes de acceder a cualquier información tuya o de tus clientes. Si tienes modelo propio, firmo el tuyo; si no, aporto uno. Cuando el trabajo implica tratar datos personales, se añade un contrato de encargado de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
¿Qué pasa si tú no estás o dejamos de trabajar juntos?
Todo se monta sobre tus cuentas, con herramientas de código abierto como n8n y modelos contratados por API, y se entrega exportado y documentado. Puedes retirarme el acceso cuando quieras y un técnico de perfil medio puede continuar. En el contrato va mi compromiso de traspaso al consultor que elijas.
¿Cuántas cifras lleva la propuesta y de qué depende?
Una: la de lo que hay que contratar ahora, al lado del ahorro anual que sale del diagnóstico. Las fases siguientes se describen sin cifra hasta que la primera funcione. Si la cifra se da sin haber visto tus sistemas, se llama estimación, no precio cerrado. El mantenimiento es una cuota mensual con condiciones por escrito.
Empieza por una tarea que se repita
Treinta minutos: me cuentas la tarea, cuántas veces al día se repite y qué datos toca. Sales sabiendo si merece la pena y qué haría falta para que tus datos no salgan de donde deben.