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Cuánto tiempo tienes que guardar cada dato de tu empresa y qué pasa si no puedes demostrarlo
Una guía práctica sobre los plazos legales de conservación de documentos, cómo montarte una política de retención que no te consuma y por qué guardar todo para siempre también es un problema.
de plazos legales que afectan a tu empresa
de pymes sin política de retención documentada
para diseñar tu primera política básica
guardar de más y guardar de menos
Llega una inspección de Hacienda, un antiguo empleado reclama algo o un cliente pide que borres sus datos. En ese momento, tu empresa tiene que demostrar dos cosas aparentemente contradictorias: que conservaste lo que la ley exige y que no guardaste lo que ya no tenías derecho a tener. Si tu respuesta a eso es abrir carpetas en el servidor a ver qué aparece, este artículo es para ti.
La retención legal de datos en una empresa no es un tema exclusivo de grandes corporaciones con departamento jurídico propio. Afecta a cualquier pyme que facture, contrate personal, atienda clientes o simplemente tenga proveedores. La buena noticia es que montar una política de retención básica pero sólida está al alcance de cualquier negocio: no necesitas un abogado a jornada completa, sino entender qué plazos aplican y darles soporte con un sistema mínimo.
La paradoja del compliance documental:: guardar todo indefinidamente te protege de una inspección fiscal pero te expone a una sanción por el RGPD. Hay que encontrar el equilibrio, y ese equilibrio tiene nombre: política de retención.
Los plazos de conservación según el tipo de documento
El problema: La mayoría de gerentes de pyme mezcla todos los documentos en el mismo cajón mental: «guárdalo todo por si acaso». El problema es que la ley no funciona así. Hay plazos distintos según si el documento tiene naturaleza mercantil, fiscal, laboral o si contiene datos personales regulados por el RGPD. Confundirlos entre sí genera huecos de cumplimiento en todos los frentes a la vez.
La solución: En términos generales, y siempre recomendando verificar con tu asesor jurídico o gestoría porque la normativa cambia y tiene excepciones, puedes orientarte así. Los documentos mercantiles (libros contables, contratos, correspondencia comercial) suelen requerir conservación durante un período prolongado que ronda los seis años según el Código de Comercio. Los documentos fiscales (facturas, declaraciones, justificantes de deducciones) tienen plazos que habitualmente se alinean con el período de prescripción tributaria general, aunque determinadas situaciones como pérdidas compensables o amortizaciones pueden extenderlo considerablemente: consulta siempre con tu asesor fiscal el caso concreto. En el ámbito laboral, los documentos relacionados con contratos, nóminas, seguros sociales y partes de baja tienen plazos propios establecidos por el Estatuto de los Trabajadores y la normativa de la Seguridad Social. Por su parte, los datos personales de clientes, candidatos o usuarios regulados por el RGPD deben conservarse solo durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recogida, y no más. Este último punto es donde aparece la tensión real con el resto de plazos.
Acción inmediata:: Haz una lista de las cinco categorías de documentos más habituales en tu empresa y pregunta a tu gestoría cuál es el plazo aplicable a cada una. Con eso ya tienes el 80 % del trabajo hecho.
La tensión real: el RGPD dice borra, la AEAT dice conserva
El problema: Aquí está el nudo gordiano para las pymes. El RGPD establece el principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales no pueden mantenerse más tiempo del necesario. Pero al mismo tiempo, borrar una factura antes de que prescriban las obligaciones fiscales es un error grave. Si esa factura contiene datos personales (y casi todas los contienen: nombre, NIF, dirección del cliente), tienes una obligación que tira hacia la conservación y otra que tira hacia el borrado.
La solución: La solución no es elegir un bando: es documentar la base legal de conservación para cada categoría. Cuando conservas una factura más allá del período que necesitarías para tu relación comercial con ese cliente, lo haces porque existe una obligación legal que lo exige (la normativa fiscal y mercantil). Eso es una base legítima bajo el RGPD, siempre que lo tengas recogido en tu registro de actividades de tratamiento. Lo que no puedes hacer es conservar esa misma factura veinte años «por si acaso» sin ninguna base que lo justifique, ni tampoco usarla para enviarle publicidad al cliente cuando ya ha cancelado su cuenta. La clave es separar claramente la conservación por obligación legal del uso activo del dato: puedes guardar el archivo pero tienes que restringir quién accede a él y para qué.
legales que coexisten: obligación legal y plazo RGPD
coste de documentarlo en tu registro de tratamientos
de las facturas contienen datos personales del destinatario
¿Sabrías recuperar mañana un albarán de hace cuatro años?
Si no sabes con certeza dónde están tus documentos ni cuánto tiempo llevan ahí, es el momento de ordenar la casa antes de que alguien llame a la puerta.
Cómo montar una política de retención sin volverse loco
El problema: «Política de retención» suena a proyecto de seis meses con consultora y presupuesto de cinco cifras. Para una pyme de diez personas, eso es directamente inviable, así que la mayoría no hace nada. Y no hacer nada es exactamente lo que convierte una inspección menor en un problema mayor.
La solución: Una política de retención funcional para una pyme se puede construir en cuatro pasos. Primero, inventario: lista qué tipos de documentos y datos genera tu empresa (contratos de clientes, nóminas, correos con candidatos, historial de pedidos, etc.). Segundo, asigna plazos: para cada categoría, define cuánto tiempo hay que conservarla basándote en los plazos legales aplicables, con ayuda de tu gestoría o asesor. Tercero, define el soporte: ¿dónde viven esos documentos? ¿En papel, en el servidor local, en la nube? Aquí entra en juego la pregunta de dónde guardar las copias de seguridad, porque una política de retención sin un sistema de backup fiable es papel mojado: si el dato no se puede recuperar cuando lo pides, es como si nunca lo hubieras guardado. Cuarto, establece quién y cuándo revisa: pon una fecha en el calendario (una vez al año vale) para revisar qué documentos han superado su plazo y proceder a su eliminación segura y documentada. Este último paso es el que más se salta y el que más diferencia hace de cara a una auditoría.
Lo que tu gestoría necesita de ti (y lo que tú necesitas de ella)
El problema: La gestión documental de una pyme vive repartida entre el negocio y su gestoría: tú tienes los contratos con clientes, ella tiene las declaraciones fiscales; tú tienes las nóminas firmadas, ella tiene los modelos presentados. En caso de inspección o litigio, esa fragmentación puede ser un problema si ninguna de las dos partes sabe exactamente qué conserva la otra ni durante cuánto tiempo.
La solución: La solución pasa por acordar con tu gestoría un protocolo claro: qué documentos conserva ella en su sistema, cuáles conservas tú, durante cuánto tiempo cada parte y en qué formato. Este es además el contexto perfecto para hablar con tu gestoría sobre el cumplimiento de Verifactu en gestorías, porque la digitalización de la facturación trae consigo nuevas exigencias sobre trazabilidad e integridad de los registros que afectan directamente a los plazos de conservación y al sistema donde se guardan. No dejes que esa conversación quede pendiente: la adopción de nuevos sistemas de facturación cambia el mapa de dónde viven tus datos fiscales y, por tanto, tu política de retención necesita actualizarse en paralelo.
Consejo práctico:: Redacta un documento de una página que recoja qué conserva tu empresa, qué conserva tu gestoría y cómo se comunican los dos sistemas. Que lo firmen ambas partes. Eso ya es cumplimiento demostrable.
Caso real: resultados en semanas
Proyecto de diagnóstico y configuración inicial entre 800 € y 1.500 € según complejidad. El primer año se recupera solo con la primera renovación de contrato con cliente enterprise que exige acreditación de cumplimiento RGPD como requisito de proveedor.
Caso ilustrativo basado en proyectos reales. Datos anonimizados.
Preguntas frecuentes sobre retencion legal datos empresa
¿Puedo borrar los correos electrónicos con clientes pasado un tiempo?
Depende del contenido. Si el correo es solo una conversación comercial sin valor probatorio ni datos especialmente sensibles, sí puedes establecer un plazo de borrado razonable. Si el correo documenta un contrato, una instrucción o una reclamación, puede estar sujeto a los plazos mercantiles o laborales aplicables. Lo recomendable es definir categorías de correo y plazos distintos para cada una, siempre con el criterio de tu asesor.
¿Qué pasa si no puedo encontrar un documento que la AEAT me pide en una inspección?
En términos generales, la imposibilidad de aportar documentación que deberías haber conservado puede generar presunciones desfavorables para el contribuyente y derivar en liquidaciones paralelas o sanciones. La carga de la prueba en muchos supuestos recae sobre la empresa. Por eso, la conservación no es solo una obligación sino también una herramienta de defensa. Consulta con tu asesor fiscal las consecuencias concretas según el tipo de documento.
¿Durante cuánto tiempo tengo que conservar los currículums de candidatos que no contraté?
Bajo el RGPD, los datos de candidatos no seleccionados solo pueden conservarse durante el tiempo necesario para el proceso de selección, salvo que el candidato haya consentido expresamente que guardes su perfil para futuras vacantes. Si no hay ese consentimiento, lo más prudente es eliminarlos una vez cerrado el proceso o pasados unos meses con un límite claramente definido en tu política interna.
¿Mi gestoría es responsable de conservar mis documentos fiscales o lo soy yo?
La obligación legal de conservación recae sobre ti como empresario o autónomo, no sobre tu gestoría. Tu gestoría puede conservar copias como parte de su servicio, pero si desaparecen, la responsabilidad ante la AEAT o ante un juez es tuya. Por eso es fundamental saber exactamente qué conserva cada parte y en qué condiciones.
¿Cuándo tengo que actualizar mi política de retención?
Como mínimo una vez al año y siempre que haya un cambio relevante: nuevo tipo de dato que procesas, nuevo sistema de facturación, cambio en tu actividad, modificación normativa o incorporación de un servicio en la nube. Trátala como un documento vivo, no como un trámite que se hace una vez y se olvida.
¿Tu empresa puede demostrar lo que guarda y lo que ha borrado?
En una sesión de diagnóstico gratuita revisamos tu situación documental, identificamos los plazos que aplican a tu sector y te decimos qué necesitas implementar para estar cubierto. Sin tecnicismos, sin compromisos.
Rubén Rodríguez · Consultor IT e IA para pymes · Barcelona
